מנכ"לים מבקשים היום לראות בזמן אמת, ובאופן אחיד ועקבי, את כלל הפרויקטים המתבצעים בארגון - על כן, באופן לא מפתיע, אנו רואים לקוחות ולקוחות פוטנציאליים המבקשים לדעת כיצד יוכלו למנף פתרון Project and Portfolio Management אוטומטי אחד, שינהל הן את הפרויקטים מבוססי IT והן פרויקטים אחרים. בשנתיים האחרונות עברה הכלכלה העולמית שינויים רבים. בעוד אנו רואים תהליכי התאוששות מרשימים, קיימת דרישה שנשארה - ואף הגבירה את אחיזתה - לשקיפות ולנראות לרוחב הארגון כולו. הדבר נכון במיוחד לגבי פרויקטים מורכבים, החוצים גבולות בין ה-IT לבין יתר הארגון. מנכ"לים מבקשים לראות בזמן אמת, ובאופן אחיד ועקבי את כלל הפרויקטים המתבצעים בארגון - ולא רק פרויקטי IT. הצורך לוודא שפרויקטים מותאמים לדרישות העסקיות, הפך להיות חיוני לאופטימיזציה של הוצאות. באופן לא מפתיע, אנו רואים לקוחות ולקוחות פוטנציאליים המבקשים לדעת כיצד יוכלו למנף פתרון Project and Portfolio Management (או בקיצור: PPM) אחד, אוטומטי, שינהל הן את הפרויקטים מבוססי IT והן פרויקטים אחרים. מבחינת לקוחות של פתרון HP-PPM *, זיהינו חמישה נושאים שיסייעו לארגונים ליישם בהצלחה PPM ברמת האנטרפרייז:
1. הבטיחו תמיכה של ההנהלה הבכירה ושמרו אותה לאורך זמן
על מנת להשיג מומנטום בפרויקט, בכירי הארגון צריכים לתמוך באוטומציה של ניהול פרויקטים ופורטפוליו, ביחידות העסקיות השונות. הנסיון של HP הינו שארגונים מצליחים ביישום PPM, במיוחד כאשר התמיכה מתחילה במנכ"ל. על מנת שהמערכת תוטמע בהצלחה, חשוב שאנשים בארגון יבינו את היתרונות בעבודה עם מערכת PPM. תמיכת הנהלה והתבססות על נתונים מ-PPM מעבירים במהירות מסרים של ערך עסקי ומחוייבות.
2. לספק נראות לפורטפוליו הפרויקטים השלם של החברה
נראות בזמן אמת מסייעת למנהל הפרויקט להבין כיצד ההשקעות בפרויקט מתואמות עם מטרות החברה. הידיעה אילו פרויקטים יביאו ערך לחברה ואילו לא – מסייעת להשגת החזר מהיר על ההשקעה. מחקר ROI שביצעה חברת הייעוץ Gantry Group בין לקוחות HP-PPM, מראה שתוך שנה אחת בלבד ארגונים ביטלו פרויקטים מסיבות של התאמה לא אופטימלית למטרות העסקיות בהיקף של כמעט 8% מתקציב ה-IT שלהם. לעומת זאת, המחקר מראה שכאשר בארגון לא מזהים את השפעת השינויים בפרויקט ובסביבתו על כלל הפורטפוליו, הסיכון לגלישה בזמן ובתקציב עולה.
3. ליישם מתודולוגיה סטנדרטית לניהול פרויקטים, ולתמוך בה בעזרת אוטומציה של תהליכים
על מנת שארגון יוכל להסתמך על מידע ב-PPM, עליו לודא שהמידע שם קונסיסטנטי ואמין, ושכל מי שיתייחס אליו יבין אותם דברים. יישום של מתודולוגיות סטנדרטיות יספק עיקביות באיסוף הנתונים, בסכימתם ובדיווחם. אוטומציה חשובה ביותר לחסכון בזמן, בעבודה כפולה ולייעול עבודתם של משאבים יקרים. מחקר ה-ROI של Gantry Group בקרב לקוחות פתרון HP-PPM מראה שאחרי שנה בלבד, אוטומציה של תהליכים סטנדרטיים חסכה 30% מהזמן שהושקע באיסוף מידע ובדיווחו, וזאת אחרי שנה אחת בלבד.
4. Keep it Simple
לא ניתן להגזים בחשיבות הפשטות. אין לעשות Over Engineering של תהליכים. אם התהליך מורכב מדי או שדוחפיםאת הארגון מעבר לרמת הבשלות שלו, המשתמשים ינטשו. עדיף לפתור לארגון כאב אמיתי - ומהר. פשטות תקל על יישום PPM והטמעתו. ככל שהטמעת PPM רחבה יותר, ההחזר על ההשקעה גבוה יותר. המחקר של Gantry Group בנושא ROI של פתרון HP-PPM טוען שבעזרת אוטומציה של תהליכים, חברות נמנעו מגיוס מנהלי פרויקטים נוספים. החסכון בקרב החברות שנבדקו היה בממוצע 1.5 מליון דולרים בכח אדם לניהול פרויקטים אחרי שנה אחת, ו-3.6 מליון אחרי השנה השלישית ליישום פתרון HP-PPM.
5. מדידה ותקשורת (מוקדם ככל האפשר ולעיתים קרובות)
חשוב מאוד לקבוע מטרות וקריטריונים להצלחה, כך שהנהלת הארגון תראה תוצאות. בשלבי הפרויקט הראשונים קשה לתקשר הצלחות. לכן, מומלץ להתחיל בקביעת מספר נושאים מדידים הדורשים שיפור. למשל: שיפור בעמידה בלו"ז והגדלת פרודוקטיביות של מנהל הפרויקט. יש לאסוף מידע הנוגע לנושאים כגון אלה ולדווח אותם בקביעות לצוות הניהול. חשוב מאוד לקיים תקשורת קבועה עם צוות הניהול באמצעות דוחות בזמן אמת ולוחות מחוונים (DashBoards). מידע זה יסייע לקבלת החלטות ולבניית אמון בפרויקט.
לסיכום, תנודות נמשכות בכלכלה גרמו לחברות רבות לבדוק כיצד הן יכולות להקטין הוצאות ועדיין להשאר תחרותיות. פתרונות Enterprise-PPM מציעים הזדמנות להשגת שקיפות ושליטה בכל הפרויקטים בארגון, וכן מסייעים להתאים את פורטפוליו הפרויקטים למטרות הארגון תוך הקטנת עלויות וסיכונים.
* Gantry Group בצעה סקרים בלתי תלויים בקרב לקוחות HP במטרה להבין את הגורמים להצלחה ביישום PPM וכן את ההחזר על ההשקעה מיישום PPM באופן כמותי ומדיד. הנתונים זמינים ומהווים בסיס למידע במאמר זה.
פורסם ב: דעות וניתוחים
עדה מרקמן, מנכ"ל חברת BDA - Projects המתמחה בלווי, ייעוץ וביצוע פרוייקטים הכוללים סינרגיה בין עולם המחשוב, תהליכים עסקיים והטמעתם על ידי המשתמשים. לעדה ניסיון רב שנים בעולמות תוכן מגוונים כגון - ביטוח, תעשייה, שירותים ומסחר.
